Notulen van Algemene Leden Vergadering maart 2026

Datum: 27 maart 2026

Locatie: NAU Rafael Hotel, Albufeira

Aanwezig: Jacqueline Ram, Lucas Houtvast, Pieter van Veen, Bruno Fermin Melo, Pieter van Veen, Mart van de Ven, Gabri de Hoogd, en 30 leden.

Korte samenvatting

Tijdens deze ledenvergadering van NCA Portugal werd de vergadering formeel geopend ondanks het ontbreken van quorum, waarna direct werd overgegaan tot heropening. Besproken onderwerpen waren onder meer de goedkeuring van notulen en jaarverslagen (2025), het financieel verslag, de kritiek op de kosten van het blad Blik op Portugal, de benoeming van nieuwe bestuursleden, toekomstplannen van de vereniging en een voorstel tot adreswijziging. Er werden nieuwe bestuursleden benoemd en afscheid genomen van aftredende bestuursleden. Daarnaast werd de strategie voor 2026 besproken, met focus op digitalisering, samenwerking met andere regio’s in Portugal en vernieuwing van de website en activiteiten.

VERSLAG VAN BESPREKING

1. OPENING EN QUORUM

Jacqueline Ram stelde vast dat er geen quorum was en stelde voor de vergadering te sluiten en direct daarna te heropenen.

Pieter en Mart bevestigde dit en opende de vergadering officieel, waarna de heropening plaatsvond.

2. GOEDKEURING NOTULEN 2025

Jacqueline vroeg om goedkeuring van de notulen van de ledenvergadering van 2025.

Besluit: De notulen van 2025 werden goedgekeurd.

3. JAARVERSLAG 2025

Pieter presenteerde het jaarverslag, waarin de doelstellingen van de vereniging werden benadrukt: leden informeren over wonen, werken en leven in Portugal, leden met elkaar verbinden en activiteiten organiseren. Hij noemde hoogtepunten zoals twee webinars, een Sinterklaasfeest in Ferragudo, een jaarmarkt met 250 bezoekers en 20 stands, stadswandelingen in Faro, Loulé en Silves, een boottocht in Olhão, een padeltoernooi en diverse borrels en diners. Daarnaast werd de transitie van de website van NCA Portugal.com naar NCA Portugal.pt genoemd, inclusief integratie van ledenadministratie, evenementenregistratie en betalingen. Mark, die naar Amerika is verhuisd, werd geprezen voor zijn werk op afstand aan de website. Caroline, verantwoordelijk voor de ledenadministratie, is aanwezig. Ook zij werd bedankt voor haar inspanningen voor het opzetten van de ledenadministratie.

Pieter vroeg of er vragen waren over het jaarverslag. ER waren geen vragen.

Besluit: Het jaarverslag 2025 werd zonder verdere discussie geaccepteerd.

4. FINANCIEEL VERSLAG 2025

Luc presenteerde het financieel verslag. Het aantal leden bleef stabiel rond de 1.470, wat zorgde voor een stabiele contributie-inkomsten. De contributie was verhoogd van €60/€90 naar €65/€95 voor particuliere leden. Leden met een postadres buiten Portugal konden kiezen voor een digitale versie van Blik op Portugal (€65) of een fysieke versie met toeslag (€80/€85). De kosten voor Blik op Portugal waren hoger dan begroot door gestegen portokosten en een verkeerde inschatting van de posttarieven. Activiteiten werden zoveel mogelijk budgetneutraal georganiseerd, maar er was een budget van €3.000 beschikbaar voor gesponsorde evenementen zoals de ALV en de nieuwjaarsborrel. De kosten voor medewerkers waren hoger dan begroot door meer activiteiten, wisselingen in het team en de transitie van de website, die intern werd uitgevoerd in plaats van door een extern bedrijf. Het totaalresultaat liet een verlies zien van ruim €1.000 op een omzet van ongeveer €100.000, wat als acceptabel werd beschouwd.

Ben van Dijcke vroeg of de kosten van Blik op Portugal (ongeveer €60.000) niet te hoog waren ten opzichte van de omzet. Hij merkte op dat het blad veel adverteerders had en vroeg waar de inkomsten daarvan naartoe gingen.

Luc legde uit dat leden via een enquête hadden aangegeven het blad belangrijk te vinden en bereid waren extra te betalen voor de fysieke versie. Hij benadrukte dat het blad veel werk vereiste en dat de kosten in verhouding stonden tot de waardering van de leden.

Jacqueline voegde toe dat het blad een belangrijke informatiebron was en dat leden hadden aangegeven het blad graag te willen blijven ontvangen, zelfs tegen extra kosten.

Ben van Dijcke bleef bij zijn standpunt dat de kosten te hoog waren, maar erkende dat het blad gewaardeerd werd.

Besluit: Het financieel verslag 2025 werd geaccepteerd. Het verlies van ruim €1.000 wordt ten laste van het eigen vermogen gebracht.

5. VERSLAG KASCOMMISSIE

Frans  (kascommissie) meldde dat de kascommissie op 9 maart 2026 de financiële zaken had nagekeken en geen problemen had geconstateerd. Hij bevestigde dat alles degelijk was doorgesproken en dat er geen verdere opmerkingen waren. Hij lichtte toe dat de term "kascommissie" een Nederlandse term is en in België niet wordt gebruikt. De juiste term in België is financiële controle commissie.

Besluit: Het verslag van de kascommissie werd goedgekeurd en decharge werd verleend aan het bestuur voor het beleid van 2025.

6. BESTUURSWIJZIGING EN BENOEMING NIEUWE BESTUURSLEDEN

Pieter kondigt aan dat Jacqueline (voorzitter) en Luc (penningmeester) aftreden. Hij stelt drie nieuwe bestuursleden voor: Gabri de Hoogd als secretaris, Mart van de Ven als penningmeester en zichzelf als voorzitter.

Pieter vertelt over zijn ervaring als voorzitter van een voetbalclub en belangenorganisatie in Nederland. Hij benadrukt zijn motivatie om de NCA vooruit te helpen.

Mart van de Ven stelt zich voor als voormalig belastinginspecteur, landelijk penningmeester van de VVD en voormalig senator. Hij benadrukte zijn ervaring met financiën en zijn motivatie om zich in te zetten voor de NCA.

Gabri de Hoogd vertelde over zijn ervaring als advocaat, bestuurder van een timeshare-organisatie en commissaris bij een elektriciteitsbedrijf op Aruba. Hij benadrukte zijn internationale ervaring en motivatie om zich in te zetten voor de NCA.

Besluit: Pieter wordt benoemd tot voorzitter, Mart van de Ven tot penningmeester en Gabri de Hoogd tot secretaris. De ALV stemt unaniem in met de benoemingen.

7. AFSCHEID AFTREDENDE BESTUURSLEDEN

Pieter bedankt Luc voor zijn vijf jaar inzet als penningmeester en overhandigt hem een cadeau. Hij bedankt Jacqueline voor haar werk als voorzitter en overhandigt haar eveneens een cadeau. Beide aftredende bestuursleden worden gevraagd om betrokken te blijven bij de vereniging.

8. DOELSTELLINGEN EN TOEKOMSTPLANNEN 2026

Pieter presenteert de nieuwe doelstelling: "Thuis in Portugal" in plaats van "wonen, werken en leven in Portugal". Hij benadrukt het belang van leden met elkaar verbinden, kennis delen en informele ontmoetingen organiseren. Hij noemt plannen voor samenwerking met Nederlandstalige groepen in Midden- en Noord-Portugal, uitbreiding van de website met kennisdossiers over belastingen, verzekeringen en andere onderwerpen, en het aantrekken van curatoren voor specifieke informatiegebieden. Daarnaast werd de mogelijkheid genoemd om de website geschikt te maken voor mobiele apparaten en het integreren van AI-functionaliteit gericht op de NCA. Hij kondigt komende activiteiten aan, zoals Koningsdag (3 mei), een haringparty, Sinterklaas (12 december) en een festival op 27 september. Ook werd samenwerking met Visit Algarve Portugal genoemd om activiteiten zoals stadswandelingen en wijnproeverijen te organiseren.

Pieter kondigt aan dat de ondernemersgids op de website wordt vernieuwd en dat de Portugalgids binnenkort in een nieuw jasje online komt. Hij benadrukt het belang van samenwerking tussen bestuur, ondersteuners en vrijwilligers.

Besluit: De nieuwe doelstellingen en toekomstplannen voor 2026 werden gepresenteerd en besproken zonder verdere besluitvorming.

9. ADRESWIJZIGING

Pieter vroeg toestemming aan de leden om het officiële adres van de vereniging te wijzigen, omdat het huidige adres problemen veroorzaakte bij financiële transacties. Het nieuwe adres wordt nog uitgezocht.

Besluit: De ALV gaf toestemming aan het bestuur om het adres te wijzigen.

10. BEGROTING 2026

Mart van de Ven presenteert de begroting voor 2026, die gelijk is aan die van 2025. Hij benadrukte het nulmodel, waarbij inkomsten en uitgaven in balans zijn. Hij noemde de kosten voor Blik op Portugal en de relatie met Capslock, die worden voortgezet. Daarnaast wordt een iets hoger budget voor activiteiten genoemd, dat is overgeheveld uit 2025.

Besluit: De begroting 2026 werd gepresenteerd zonder verdere besluitvorming.

Benoeming kascommissie/financiele controle commissie Er wordt voorgesteld dat de kascommissie van 2025 ook weer voor 2026 de controle gaat verzorgen. Er zijn geen tegen voorstellen en de ALV gaat unaniem akkoord.

ACTIEPUNTEN

• Pieter: Organiseren van samenwerking met Nederlandstalige groepen in Midden- en Noord-Portugal

• Pieter: Vernieuwen van de ondernemersgids en Portugalgids op de website

• Pieter: Uitzoeken van een nieuw officieel adres voor de vereniging

• Mark: Doorontwikkelen van de website voor mobiele apparaten en AI-functionaliteit

• Chantal: Voorbereiden van komende activiteiten zoals Koningsdag, haringparty, Sinterklaas en het festival op 27 september

BESLUITEN

• (Punt 2) Notulen van de ledenvergadering 2025 goedgekeurd.

• (Punt 3) Jaarverslag 2025 geaccepteerd.

• (Punt 4) Financieel verslag 2025 geaccepteerd; verlies van ruim €1.000 ten laste van het eigen vermogen gebracht.

• (Punt 5) Verslag van de kascommissie goedgekeurd; decharge verleend aan het bestuur voor het beleid van 2025.

• (Punt 6) Pieter benoemd tot voorzitter, Martin van de Ven tot penningmeester en Gabri de Hoogd tot secretaris.

• (Punt 9) ALV geeft toestemming aan het bestuur om het officiële adres van de vereniging te wijzigen.

RONDVRAAG / OPENSTAAND

Er waren 4 vragen per email gesteld, alleen deze leden zijn niet aanwezig.

De antwoorden worden door Pieter kort samengevat:

1. Mini's niet meer op de website; wordt opnieuw naar gekeken.

2. NCA te commercieel; Nee dat gaat niet gebeuren maar evenementen kosten geld, de NCA heeft verder geen inkomsten maar wel kosten. Sponsoren zijn van harte welkom

3. Financiële stukken niet van te voren verstuurd: Mart van de Ven legt uit dat dit eigenlijk nooit gebeurt omdat de begroting continue in ontwikkeling is.

4. Statuten verouderd: de statuten worden op korte termijn bekeken op actualiteit en aangepast.

Lya vraagt of zij de optie voor het organiseren van een golfevent nog een keer kan bespreken met het bestuur. Afspraak wordt gemaakt. Lya heeft verder contact met Sabine van CAPSLOCK over een artikel in de Blik op Portugal.

Ben van Dijcke vraagt of de Blik op Portugal niet eerder kan worden verstuurd. Pieter beantwoordt deze vraag dat dit opgesloten zit in het contract met de uitgever en op dit moment moeilijk te veranderen is. Pieter garandeert wel dat de events van een bepaalde maand altijd in de BoP van de maand daarvoor worden vermeld.

Lya vraagt naar de muziek tijdens events, zou graag ook wat Nederlandse muziek horen. Vraag wordt meegenomen.

Verder zijn er geen openstaande punten of vragen uit de rondvraag.

Pieter sluit om 16.30 uur de vergadering en nodigt iedereen uit voor een drankje.